חבל על הזמן - כלים לנ יהול זמן אפקטיבי

פורסם בתאריך 04/21/2009 ע"י אורן אפל בקטגוריה קידום אישי | צפיות: 2584 | התחבר לדירוג המאמר

תגיות המאמר: זמן, נ יהול זמן, נ יהול עצמי, אפקטיביות

הזמן הוא ה× כס היקר ביותר בחיי× ו. מרגע לרגע הוא כלה מבלי ש× וכל לעוצרו. לש× יה הפסקת להתבו× ן בשעון, וה× ה חלפה לה עוד דקה, עוד שעה, עוד ש× ה מבלי ש× יתן לשלוף את האר× ק ולרכוש עוד.

אז × כון, הזמן הוא קבוע ו× דמה שאין ל× ו דריסת יד במשוואה, אבל ההיפכ הוא ה× כון – מה ש× עשה עם הזמן תלוי לגמרי ב× ו. במאמר זה אסקור עקרו× ות פעולה ל× יהול זמן ואציג כלים שיאפשרו לכ להשיג יותר בפחות.

אפקטיביות– דע מה אתה עושה

כמה פעמים מצאת את עצמכ מקדיש שעות לכתיבת מסמכ, רק בשביל לגלות כי הוא מיותר, או השקעת שעות בלקוח, שחרף כל החיזורים שלכ לא ק× ה ממכ דבר. יותר חשוב לעשות את הדברים ה× כו× ים מאשר לעשות את הדברים בצורה × כו× ה. לבצע את הדברים ה× כו× ים קשור למושג אפקטיביות, לבצע את הדברים בצורה × כו× ה קשור למושג יעילות. התמקד קודם באפקטיביות, זהה מהם הדברים ה× כו× ים לכ לעשות, אתר את הלקוחות הרצי× יים, פעל לקידום המשימות עליהם אתה × מדד או את הדברים הקשורים למטרות שלכ. רק לאחר שהב× ת כי אתה מבצע את המשימה ה× כו× ה התמקד באיכ לבצע אותה בצורה יעילה.

חשוב על חשבון הדחוף

העיקרון המרכזי של × יהול זמן מדבר על סדרי עדיפויות. × יהול זמן אפקטיבי דורש יותר מרישום מטלות על × ייר, הוא דורש סדרי עדיפויות. בספרו של סטיבן קובי "שבעת ההרגלים של א× שים אפקטיביים ביותר" מציע קובי ל× הל את סדר העדיפויות לפי המטריצה הבאה:

1. דחוף וחשוב

2. חשוב ופחות דחוף

3. דחוף ופחות חשוב

4. פחות דחוף ופחות חשוב

דחוף: פעילויות הדורשות תגובה מיידית, לרב בשל דד-ליין או בשל דרישה ממשהו אחר.

חשוב: פעילויות המקדמות מטרות מרכזיות בחייכ.

למשימות דחופות יש תוצאות על הטווח הקצר, בעוד למשימות חשובות יש השלכות על הטווח הארוכ.

התחל לבצע את המשימות ברביע 1. הדברים שדורשים טיפול מיידי, כיבוי שרפות ומשברים, בעיות דחוקות. משם יש להמשיכ לרביע 2 ולא לרביע 3 כמו שעושים רבים. סדר עדיפויות אפקטיבי × ותן קדימות לחשיבות על פ× י הדחיפות. רביע 2 הוא החשוב ביותר בכל המטריצה, הוא זה שמפתח יכולת ייצור והוא זה שמקטין את המשימות של שבוע הבא ברביע 1.

כלל פרטו עובד גם כאן זהה את ה-20 אחוזים מהפעילויות שמ× יבות 80 אחוזים מהתוצאות. אתה תיווכח כי מרביתם × מצאים ברביע 2.

השחז את הסכין

ויסטון צ'רציל אמר פעם כי אם הוא היה חוטב עצים הוא היה משקיע תשעים אחוזים מזמ× ו בהשחזת הסכין. השקע בפיתוח יכולת ייצור, בתכ× ון, בזיהוי הזדמ× ויות, בלימוד טכ× ולוגיות שחוסכות זמן וגם בפ× אי ובמ× וחה שיאפשר עבודה יעילה יותר בהמשכ. הקפד לישון שי× ה מלאה, אכול תזו× ה בריאה והקפד על פעילות גופ× ית באופן קבוע. הדרכ בה א× ו מתייחסים למכו× ה ש× קראת הגוף של× ו משפיע על המיקוד, הריכוז ועל היכולת של× ו להכ× יס כסף בטווח הארוכ.

תכ× ון + רישום = מיקוד

הקדש את חמש הדקות הראשו× ות של כל יום לרשימת מטלות יומית ולתכ× ון סדרי עדיפויות ורשום זאת הקפד לציין לצד כל משימה כמה זמן אתה מוכן להקדיש לה. במהלכ היום × הל מעקב שוטף על התכ× ון וסמן וי ליד המשימות שכבר ביצעת. בסוף כל יום הקצה כמה דקות לתכ× ון יום המחר.

פרצה קוראת לג× ב

אין מה להאשים את העכבר בג× יבת הגבי× ה, החור בקיר הוא האשם. ככ גם לג× בי זמן. עליכ להכיר את הא× שים שרגילים להפתיע אותכ בבקשות דחופות, בטובות קט× ות ש× גמרות בתיקים גדולים ולהעמיד להם גבול. סגור את הדלת והשתמש במשיבון לסי× ון מטרידים סדרתיים. משמעת עצמית, אסרטיביות והיכולת להגיד ב× ימוס "לא" הן מיומ× ות חשובות ב× יהול זמן.

בלע את הצפרדע

התחל את היום עם הדברים המעיקים ביותר – אל תדחה. לכ לשיחה עם הבוס הטורד× י, דבר עם הדודה ותגיד לה כי אתה לא מגיע לחג או תתקשר לרופא שי× יים לקבוע תור. תוריד ממכ את המעמסה שתלווה אותכ לאורכ כל היום. אם אתה צריכ לבלוע צפרדע, אין טעם להתבו× ן עליה כל היום, בלע את הצפרדע במהירות, שתה מים והמשכ בתחושות חופש לשאר היום.

× געת – סיימת!

מה עושים שעל שולחן העבודה יש ערמות × יירת שאף פעם לא מגיעים אליה? איכ מתמודדים עם עשרות מיילים בדואר ה× כ× ס שמאימות על זיכרון המחשב וגורמים לכ לתחושת לחץ בבטן?

המטרה לטפל בכל מסמכ או מייל פעם אחת בעזרת אחת מארבע הפעולות הבאות:

:Delete חברים, פח הזבל הוא אזור חשוב בחדרו של כל עובד ומ× הל. קיבלת הזמ× ה לתערוכה של מסכות יפ× יות, קפץ לכ מייל שרשרת חדש שמבטיח לי כי אם תעביר אותו לכל חבריכ כל משאלותיכ יתגבשו, לחץ על כפתור מחק או השלח את ה× ייר לסל וחסל.

Do: כאשר × תקלים במשימה קט× ה ש× יתן לסיימה במהירות בצע אותה מייד. השיב במשפט על המייל, הזמן כרטיסים לתערוכת המסכות היפא× ית ותוריד את המשימה מהשולחן! בשאר המשימות שדורשות זמן ממושכ יותר תשאיר לטיפול במועד אחר אותו ייעדת מראש למעבר על דואר ומיילים.

Forward: העבר לאחרים לבצע את מה שאין לי בו יתרון יחסי או ידע מספיק, האצל סמכויות, השתמש בסביבה, בקש עזרה. אתה תופתע עד כמה א× שים שמחים לעזור. היזהר זה ממכר!

File: את הדברים שלא הספקת לטפל בהם היום או שאין לכ את כל המידע לטפל בהם כרגע העבר לתיקייה ייעודית או תייק בצורה מסודרת בקלסר. דאג לתייק באופן שבו ייקח לכ עד מ-10 ש× יות לאתר את המייל או המסמכ בפעם הבא שתזדקק לו.

צפה את הבלתי צפוי:

תכ× ן מצבור חירום של "חורי זמן" לטיפול בבעיות לא צפויות חיצו× יות ולגמישות. הבלתי צפוי יופיע, הישיבה של שעה14:00 לא באמת תסתיים בשעה15:00 כמתוכ× ן, וה× סיעה מראשון לציון לתל-אביב לא תיקח לכ עשרים דקות. תאפשר לכ את זמ× י הספיר, המציאות כבר תמצא במה למלא אותם.

הפסק ל× סות להיות אלוהים

רק אלוהים יכול לייצר שלמות. בכל פעולה של× ו תמיד יהיה פגם כלשהו. × כון, יש משימות שדורשות הקפדה ודיוק רב יותר, אבל פרפקציו× יזם כרו× י, הקדשת תשומת לב מיותרת לכל פרט היא מתכון לדחיי× ות לסחבת.

סגור את הטלוויזיה

מחקרים עדכ× יים מדווחים כי האדם הממוצע צופה בטלוויזיה28 שעות בשבוע. אם תחשבו על זה לרגע, זה פרק זמן המקביל ל-75 אחוזים ממשרה מלאה. במקום להתלו× ן כי אין לכ זמן, פ× ה לכ את זמן וכבה את הטלוויזיה. זמן הוא כל מה שיש ל× ו בחיים האלו. יום אחד כול× ו עשויים לגלות כי יש ל× ו פחות ממ× ו ממה שחשב× ו, לכן כדאי לבלות אותו עם הא× שים שא× ח× ו אוהבים ולא לצפות בעוד תוכ× ית ריאליטי.

הפוכ את × יהול הזמן לחלק משגרת יומכ והשתמש בעקרו× ות המפורטים במאמר ל× יהול הזמן שלכ. חזור למאמר זה בעוד חודש ותבדוק מה יישמת. זכור - אם אתה לא ת× הל את עצמכ, הזמן הוא שי× הל אותכ.

בהצלחה

אודות אורן אפל